Kanban heißt nicht Post-its, sondern Flow

Man findet in der freien Wildbahn viele Kanban-Implementierungen, die praktisch darin bestehen, Post-its auf ein Whiteboard zu kleben und irgendwie von links nach rechts übers Board zu schleusen. Das ist nicht an sich schlecht, aber es ist kein Kanban. Kanban hat Ziele, die über das Visualisieren der Arbeit – z.B. mit Post-its auf dem Board – hinausgehen. Das wichtigste dieser Ziele ist, den Flow der Arbeit systematisch zu verbessern.

 

Was ist Flow und wozu ist er gut?

Mit Flow ist gemeint, dass die zu erledigende Arbeit ohne Wartezeiten, Staus, Schleifendrehen oder sonstige (Zeit)Verschwendung durch unser System läuft. Unser „System“ sind alle Arbeitsschritte, die nötig sind vom Arbeitsstart an der Aufgabe bis zum Fertigstellen. Bei Software also z.B. „Analyse“, „Design“, „Implementierung“, „Code-Review“, „Testing“ bis endlich hin zu DONE. Auch vorgelagert kann man Kanban machen (Upstream-Kanban, Discovery-Kanban), aber darum soll es in diesem Posting nicht gehen. Kanban ist dabei natürlich nicht beschränkt auf Softwareentwicklung, es funktioniert für jede Art von Arbeit, die sich in Teilschritte zerlegen lässt. Ziel ist es, Angefangenes möglichst effizient und schnell fertig zu machen und auch nichts anzufangen (!), wenn man es nicht zügig fertig machen kann. „Stop starting, start finishing“ heißt ein Motto in Kanban.

 

Wie kriegt man guten Flow?

Das zentralste und wichtigste Mittel, um Flow zu erzeugen, ist die Limitierung der Menge an Arbeit, die gleichzeitig im System sein darf. Wenn man 10 Sachen anfängt, braucht man mehr als 10 Mal so lang, um alles fertigzustellen, als wenn man die Dinge eins nach dem anderen bearbeitet. Die Versuchung, etwas anzufangen ist groß, weil man dann das Gefühl hat, es geht schon etwas vorwärts. Die meisten Firmen und Teams erliegen dieser Versuchung, auch weil die Meldung „Wir haben schon angefangen“ scheinbar gut klingt. Man müsste aber ehrlicherweise sagen: „Wir haben schon angefangen, und 9 andere Dinge auch, und es wird echt lang dauern, bis alles fertig ist.“ Guter Flow, d.h. Dinge effizient und zügig abarbeiten, gelingt also nur mit einer Limitierung des sog. „Work in progress“ (WIP), d.h. WIP-Limits.

 

Wie misst man Flow?

In Kanban wird viel mit Metriken gearbeitet. Zwei wichtige Metriken sind die sog. Leadtime und die sog. Flow Efficiency. Unter Leadtime versteht man die Zeit, die es braucht, bis eine Arbeit fertig ist, gemessen ab dem Zeitpunkt, zu dem man anfängt. Wenn ich am Montag anfange und am Mittwoch abliefere, ist die Leadtime drei Tage. Die Flow Efficiency ist nun das Verhältnis der tatsächlichen Bearbeitungszeit zur Gesamt-Leadtime. Sie bringt zum Ausdruck, wie viel die Aufgabe darauf wartet, weiter bearbeitet zu werden. Wenn wir bei der o.g. Aufgabe am Montag angefangen haben und am Mittwoch abliefern, ist es vermutlich so, dass wir nicht die vollen drei Tage daran gearbeitet haben. Wir waren noch in Meetings, mussten noch etwas anderes erledigen usw., so dass die tatsächliche Bearbeitungszeit nur bei, sagen wir, insg. 8 Stunden lag. Rechnen wir den Arbeitstag mit 8 Stunden, liegt die Flow Efficiency somit bei 33.33%. Normale Flow Efficiencys in Organisationen, die nicht bewusst darauf optimieren, liegen laut Studien bei um die 15%. Das heißt, dass die Arbeit die allermeiste Zeit darauf wartet, bearbeitet zu werden, anstatt dass tatsächlich jemand was daran macht! Das ist dann kein guter Flow.

 

Was ist gutes Kanban?

Kanban hat zum Ziel, den Flow zu verbessern, dazu muss man die Metriken nutzen und sinnvolle Experimente machen, die im Bestfall dazu führen, dass der Flow besser wird. Das Work in progress, also die Anzahl der gleichzeitig gestarteten Arbeiten zu limitieren, ist, wie gesagt, fast immer eine gute Idee. Die Visualisierung der Arbeit am Board macht zudem sehr schnell sichtbar, wo sich die Arbeit im Value Stream staut. In ständiger gemeinsamer Reflektion die Effizienz und Zuverlässigkeit des Services, sei es Softwareentwicklung oder Marketingkampagnen oder Bücherschreiben oder jede andere Art von Wissensarbeit, nach und nach zu verbessern – das ist das Ziel von gutem Kanban.

 

Mehr dazu im Talk „Gutes Kanban in 60 Minuten“ auf der #dwx2018
am Mittwoch, 27. Juni 2018, 12:30 – 13:30 Uhr